OFFRE POURVUE – Assistant(e) achat, administratif et communication – H/F – Troyes

UniHA recrute

1. Contenu du poste

Assiste l’acheteur dans le processus achat et la communication des marchés menés par la filière Dispensation des Produits de Santé présente au sein du CH de Troyes dans le cadre d’UniHA : préparation, passation et suivi d’exécution des marchés.

L’équipe troyenne se compose de 4 personnes : 1 coordonnateur (trice) pharmacien, 2 acheteurs (euses) et 1 assistant(e) achat (poste en cours de recrutement).

2. Description des taches

SUPPORT AUX ACHETEURS DANS LA PREPARATION DU PROCESSUS ACHAT

  • La passation des marchés en lien avec l’assistant(e) achats :
    – Ouvre les offres et les candidatures et vérifie leur conformité.
    – Assiste à l’analyse des offres en lien avec l’acheteur.
    – Notifie les marchés.
    – Transmet les marchés notifiés aux adhérents.
  • Le suivi des marchés :
    – Rédige et publie les avenants et les certificats administratifs.
    – Met en place et tient à jour les tableaux de bord (plannings reporting, base de données (fournisseurs, adhérents…)).
    – Assure un lien avec le contrôle de gestion UNIHA.
    – Recueille et transmet les données vers le portail documentaire UniHA.
    – Répond aux sollicitations diverses dans son champ de compétence, sinon remonte à la personne la plus adaptée dans la filière pour garantir le meilleur niveau de réponse.
    – Gère les litiges en lien avec l’acheteur.
    – Participe aux rendez-vous fournisseurs et rédige les comptes rendus de réunion.
    – Planifie des réunions (internes et externes).
  • La communication des marchés :
    – Met à jour les informations de la filière sur les différents espaces dédiés.
    – Est un interlocuteur des fournisseurs et des adhérents en lien avec l’acheteur.
    – Participe aux relances des établissements pour l’adhésion aux marchés de la filière.
    – Accompagne la « vente » auprès des membres (lien avec les ambassadeurs).
    – Met à jour les différents supports de communication de la filière (fiche marché, présentation de la filière, – Participe aux besoins en communication de la filière (planning de la lettre mensuelle, fiche marché, web conférence des filières, sondages, enquêtes, articles de presse …)- Prépare les supports de présentation Powerpoint de réunions (groupe experts, commission de choix, rendez-vous fournisseurs).

 

3. Positionnement hiérarchique

Salarié du GCS UniHA, il exerce ses fonctions sous :

  • L’autorité hiérarchique du coordonnateur de la filière « Dispensation des Produits De Santé (DPDS) » du CH de Troyes
  • L’autorité fonctionnelle des acheteurs de la filière « Dispensation des Produits De Santé (DPDS) » UniHA.

 

4. Compétences attendues

Les compétences attendues dans le cadre du poste sont :

  • Profil exigé :
    – Personne ayant une expérience en tant qu’assistant(e) achats, administratif et communication.
  • Qualités professionnelles :
    – Capacité à travailler en équipe et à assurer un reporting régulier,
    – Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés et maîtrise rédactionnelle
    – Capacité à travailler en réseau
    – Grande autonomie et rigueur dans l’organisation du travail,
    – Savoir hiérarchiser et gérer les priorités,
    – Sens de l’anticipation,
    – Prise d’initiative selon le degré d’urgence,
    – Esprit de créativité,
    – Bonne maîtrise des logiciels bureautiques.
  • Connaissances :
    – Maitrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint.
    – Connaissance achat public de fourniture serait un plus.
    – Connaissance de l’organisation hospitalière locale et nationale serait un plus.
    – Connaissance de la règlementation des marchés publics serait un plus.
    – Maitrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint
  • Savoir être : rigueur, sens du service, organisation, réactivité, sens pratique, écoute, capacités rédactionnelles, sens du relationnel

 

5. Conditions d’emploi

Voici les conditions d’embauche :

  • CDD de droit public (contrat de détachement possible) d’une durée de 6 mois, période d’essai de 1 mois, renouvelable une fois ;
  • Emploi qui peut être pourvu par une candidature interne ;
  • Date de prise de fonction : de juillet 2021 à décembre 2021 ;
  • Taux d’activité : temps plein ;
  • Résidence administrative : Troyes ;
  • Lieu de travail : CH de Troyes ;
  • Déplacements pour des réunions nationales (Paris ou Lyon) : occasionnels ;
  • Structure de rémunération :
    – Niveau de rémunération selon expérience ;
    – Cotisation prévoyance collective intégralement prise en charge par l’employeur ;
    – Evolution salariale selon atteinte des objectifs (cf. politique RH du GCS UniHA) ;
    – Durée de travail au forfait : 35h00 annualisées = 37,5 h par semaine avec 19 jours de RTT en plus des congés légaux) ;
    – Possibilité de télétravail sur une partie de la semaine dans le cadre des règles UniHA qui organisent cette organisation du travail.

 

6. A propos de la filière dispensation produits de santé

La filière Dispensation des Produits de Santé est basée au sein du Centre Hospitalier de Troyes. Elle traite des appels d’offre nationaux à destination des pharmacies hospitalières. L’objectif est de référencer les équipements nécessaires à l’organisation d’une PUI (Pharmacie à Usage Intérieur) permettant de sécuriser et de fiabiliser les circuits des dispositifs médicaux et des médicaments.

7. A propos d’UniHA

UniHA est une coopérative d’acheteurs hospitaliers :

 

8. Répondre à l’offre

Poste à pourvoir de suite
Adresser candidature (lettre de motivation, CV et prétentions) à :

Sandrine LAUTIER
Gestionnaire des Ressources Humaines UniHA
Email : recrutementsgcs@uniha.org

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