« Derrière chaque ligne de référence, il y a un impact réel »

Le métier d’assistant achat est une pierre angulaire du bon fonctionnement des marchés publics. Roméo Claude, assistant achat au sein de la filière médicaments d’UniHA, nous dévoile ses missions et la réalité de son travail quotidien. Entre suivi des approvisionnements et gestion des ruptures de stock, découvrez ce métier indispensable au bon fonctionnement des achats hospitaliers.

Pouvez-vous présenter votre parcours professionnel avant d’intégrer UniHA ?

Avant de rejoindre UniHA, j’ai occupé un poste d’agent administratif au CHU de Toulouse, d’abord à la direction des affaires médicales, puis au service des ressources humaines. C’est au cours de cette dernière mission que j’ai découvert UniHA, en gérant le recours aux personnels intérimaires pour le CHU dans le cadre d’un marché UniHA.

Depuis quand travaillez-vous chez UniHA ?

Je travaille chez UniHA depuis septembre 2019 au sein du CHU de Toulouse où deux filières d’UniHA sont implantées : la filière médicaments et la filière dispositifs médicaux. Initialement, mes missions portaient à la fois sur les médicaments et les dispositifs médicaux, mais suite à des recrutements, je me suis concentré uniquement sur les médicaments. Nous sommes aujourd’hui deux assistants dédiés à la filière médicaments au CHU de Toulouse.

En quoi consiste votre rôle en tant qu’assistant achat ?

Mon rôle consiste à assister les acheteurs pendant toutes les phases de la vie d’un marché et de veiller à ce que les marchés soient bien contractualisés.

Quelles sont vos missions ?

En tant qu’assistant achat, mes missions se divisent en plusieurs étapes clés. Dans la phase de préparation du marché, je dois m’assurer que les fournisseurs remplissent toutes les conditions nécessaires pour y répondre. Cela implique une analyse approfondie des candidatures, des pièces soumises et de leur cohérence pour éviter tout litige potentiel.

Une fois le marché notifié, une grande partie de mon travail consiste à suivre leur exécution. C’est une phase importante de mon activité, car nous gérons environ 1300 lignes de références de médicaments, qui peuvent être affectées par des changements comme des modifications de prix. J’agis également comme un relais entre les fournisseurs, les adhérents et la direction juridique d’UniHA, assurant ainsi une bonne communication et la conformité des actions.

Quelles actions mettez-vous en place pour prévenir les ruptures d’approvisionnements ?

L’une de nos priorités est d’assurer la continuité des approvisionnements. Cela implique de suivre les ruptures de stock sur les produits que nous gérons, d’informer rapidement nos adhérents et de rechercher des alternatives. Pour ce faire, nous utilisons une messagerie dédiée aux adhérents UniHA « Hermès », qui nous permet de suivre et de communiquer ces ruptures en temps réel.

D’un point de vue stratégique, nos acheteurs et notre coordonnateur travaillent sur l’ingénierie des marchés. Ils ont mis en place des marchés de suppléance pour les médicaments critiques. Les acheteurs diversifient les sources d’approvisionnement en utilisant des stratégies telles que la multi-attribution géographique. Cela nous permet de ne pas dépendre d’un seul fournisseur et de garantir la disponibilité des médicaments, avec des volumes déjà pré-contractualisés. Ce travail de sourcing est surtout géré par les acheteurs, qui réalisent un gros travail de recherche pour sécuriser les approvisionnements.

Que pensez-vous de cette activité d’anticipation et de prévention des tensions d’approvisionnement ?

C’est vraiment plaisant, car nous avons l’impression d’apporter une solution concrète à nos adhérents. Plus la stratégie de suppléance a été bien pensée en amont, plus il est facile de trouver rapidement des alternatives en cas de rupture. Cela dit, c’est un travail quotidien, avec beaucoup de fluctuations. Une rupture qui semble réglée en début de semaine peut resurgir dès la semaine suivante, ce qui nécessite une vigilance constante et une grande réactivité de notre part.

Selon vous, quelles sont les compétences indispensables pour travailler en tant qu’assistant achat au sein de la filière médicaments ?

Il est essentiel d’avoir une certaine prise de recul pour bien comprendre le fonctionnement du marché et de nos outils, afin d’assurer une diffusion efficace de l’information. La capacité à gérer le stress est également cruciale, tout comme une bonne organisation. En tant qu’assistant achat, il faut être capable de supporter les interruptions de tâches et de rester polyvalent.

Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans votre métier ?

Ce qui me plaît le plus, c’est que derrière chaque ligne de référence de médicament, il y a un impact réel sur l’organisation du travail de nos adhérents, et au final, sur la prise en charge des patients. Même si, au premier abord, cela peut sembler être juste une question de gestion de données sur un logiciel, je sais que notre travail a des conséquences concrètes et importantes pour le système de santé. C’est cette dimension qui rend le travail très motivant.