[Offre pourvue] Assistant(e) achats H/F – Hospices Civils de Lyon

UniHA recrute

1. Résumé de la mission

Sous l’autorité hiérarchique du coordonnateur de la filière, et en relation directe avec les deux acheteurs référents, l’assistant achat est en charge notamment du suivi opérationnel des procédures d’appel d’offres et du suivi d’exécution des marchés. Dans ce cadre, il assure la relation avec les adhérents.

 

2. Contexte de l’emploi

L’emploi s’inscrit selon les 3 dimensions suivantes :

  • Périmètre : les filières BB et CEUS.
  • Complexité : maîtrise des situations courantes et des activités administratives.
  • Autonomie : tâches courantes en autonomie / activités spécifiques ou complexes avec supervision.

A noter qu’un « assistant achat confirmé » est d’ores et déjà en poste. L’assistant recruté viendra compléter l’équipe en place.

 

3. Responsabilités

Relation avec les établissements adhérents (« est la porte d’entrée de la Filière ») :

  • Renseigne sur les marchés actifs et à venir.
  • Répond aux sollicitations diverses dans son champ compétence. Sinon remonte à la personne la plus adaptée dans la filière pour garantir le meilleur niveau de réponse.
  • Reformule par mail si nécessaire à l’adhérent la réponse apportée et/ou envoie les documents demandés.
  • Promeut les activités de la filière.

Procédures d’achat public

  • Prépare les documents de marché, aide à la rédaction, formalise.
  • Recense les besoins concernant un marché.
  • Gère administrativement les avenants en cours de marchés.
  • Assure le suivi administratif des procédures.
  • Est le garant opérationnel du respect des pratiques d’achat du GCS d’un point de vue administratif.

Gestion documentaire

  • Met à jour en temps réel toutes les informations de la filière sur les différents espaces dédiés.
  • Gère en toute autonomie la documentation marché.

Organisation logistique de la filière

  • Organise les réunions de la filière.
  • Gère des sondages via des outils spécifiques (survey monkey…)
  • Assure l’accueil téléphonique de la filière.

Reporting et suivi

  • Utilise les outils mis à disposition par le siège.
  • Etablit des tableaux de bord et des indicateurs de performance.
  • Réalise les fiches marchés.
  • Participe au calcul des gains.

Relation réseau / fournisseurs / établissement hébergeant la filière / filières

  • Assure les relations fonctionnelles avec les interlocuteurs du CHU hébergeant la filière : cellule marchés, direction achat, pharmaciens…
  • Assure le suivi et la qualité des échanges avec les fournisseurs, le siège.
  • Reporting vers la Direction Achats de son établissement.

 

4. Compétences

Les compétences demandées sont :

  • Communication.
  • Droit de la commande publique (niveau base).
  • Capacités rédactionnelles.
  • S’adapter à l’interlocuteur.
  • Outils bureautiques (niveau standard).

 

5. Savoir être

Les savoirs-être :

  • Rigueur.
  • sens du service.
  • Organisation.
  • Réactivité.
  • sens pratique.
  • écoute.

 

6. Localisation du poste

Le poste est basé à la direction des achats des Hospices Civils de Lyon.

 

7. Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Rattachement hiérarchique au coordonnateur de la filière ou personne ayant reçu délégation
Rattachement fonctionnel au siège UniHA.

 

8. Conditions d’emploi

Les conditions d’emploi sont :

  • Type de contrat : CDI
  • Période d’essai : 2 mois, renouvelable
  • Rémunération : 25 à 27 K€ selon expérience et profil
  • Catégorie d’emploi : Assistant Achat Junior
  • Résidence administrative : HCL.
  • Lieu de travail : Direction des Achats des HCL, 45 rue VILLON, 69008 Lyon.
  • Financement par l’employeur de la prévoyance collective pour les risques : assurance décès, complément invalidité et maladie de longue durée ;
  • Durée moyenne de travail hebdomadaire de référence 38h20. Compte tenu de la grande autonomie dans l’organisation du travail et du management par objectifs, bénéficie de 19 jours de RTT
  • Equipement : Ordinateur, matériel bureautique.
  • Avantages : tickets restaurant (nombre de jours ouvrés par mois)
  • Déplacements occasionnels : prise en charge des frais par note de frais.

 

9. A propos d’UniHA

UniHA est une coopérative d’acheteurs hospitaliers :

 

10. Présentation de la filière

En 2021, l’offre des filières « Bureau et Bureautique » (B&B) et « Consommables et Equipements des Unités de Soins (CEUS) » se constitue de la manière suivante :

  • BB :
    o 50 M€ d’achats annuels de périmètre, pour 9 segments d’achats (mobiliers de bureau, affranchissement, fournitures de bureau, papiers, consommables d’impression …)
  • CEUS :
    o 63 M€ d’achats annuels de périmètre, pour 15 segments d’achats (mobiliers de chambres, de consultation, biberons, petits DM non stériles, instrumentation…)

Elles doivent développer les services rendus aux adhérents par la mise en place de contrats de prestations plus intégrées, mais aussi par l’extension de la couverture des besoins…

 

11. Répondre à l’offre

Poste à pourvoir de suite
Adresser candidature (lettre de motivation, CV et prétentions) à :

Sandrine LAUTIER
Responsable des Ressources Humaines UniHA
Email : recrutementsgcs@uniha.org

 

 

 

 

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