[Offre pourvue] Assistant(e) achat H/F

UniHA recrute

1. Présentation de la filière Biologie

Les achats de biologie (équipements, réactifs, consommables divers) pour l’ensemble des hôpitaux publics sont pilotés depuis le CHU de Poitiers.

L’équipe achats Biologie est placée sous l’autorité du directeur technique des laboratoires du CHU de Poitiers. Elle est constituée de deux acheteurs et d’un(e) assistant(e)-achat (le poste à pourvoir).

Les segments actuels de la filière BIOLOGIE couvrent globalement toutes les activités d’un laboratoire de Biologie médicale :

  • Microbiologie (Bactériologie, Virologie, Parasitologie et Mycologie) ;
  • Hématologie (Cytologie, Hémostase) ;
  • Biochimie ;
  • Immunologie (allergie, etc…) ;
  • Toxicologie ;
  • Anatomie et cytologie pathologiques ;
  • Génétique (biologie moléculaire) ;
  • Procréation médicament assitée (PMA).

En lien avec plus d’une centaine de fournisseur, la filière conduit un grand nombre de marché répondant aux besoins des laboratoires hospitaliers :

  • Equipements ;
  • Réactifs et consommables captifs ou non ;
  • Services (SAV, métrologie, etc…).

 

2. Description de l’emploi à pourvoir

L’assistant(e) achat est responsable de la conformité des tâches permettant le suivi opérationnel des procédures d’appel d’offres et du suivi d’exécution des marchés qui lui sont confiés.

Contexte de l’emploi :  il s’inscrit selon les 3 dimensions suivantes :

  • Complexité : maîtrise des processus administratifs d’achats publics / maîtrise des outils informatique support de ces processus (SI HA, plateforme Place…) / appréhension des enjeux juridiques d’un projet ;
  • Ecoute : relation directe avec les acheteurs de la filière et le coordonnateur ; relation directe avec les fournisseurs
  • Autonomie : maîtrise des échéances et des tâches et gestion en toute autonomie / preuve d’initiative / comprend les enjeux de la filière / fait preuve de capacités d’analyse et de priorisation.

Les missions confiées dans le cadre du poste sont :

Particulièrement orientées sur les procédures d’achat public :

  • Préparation des procédures d’achats publics
  • Recensement des besoins d’un marché
  • Publication des marchés, ouverture des offres, aide à l’analyse des offres, notification des marchés ;
  • Suivi de l’exécution des marchés, en particulier gestion des avenants
  • Interface avec les fonctions supports réseau UniHA interface sur les sujets relatifs à la production des marchés de la filière et leurs suivis
  • Utilisation de la plateforme de dématérialisation des marchés publics et des différents applicatifs du système d’information du GCS UniHA ;

Gestion documentaire :

  • Mise à jour en temps réel des informations de la filière sur les différents espaces dédiés : applicatifs du système d’information du GCS UniHA ;
  • Gestion autonome de la documentation des marchés ;
  • Gestion de listes de diffusion

Reporting et suivi :

  • Reporting avec les outils mis à disposition par le siège (calculs des gains par exemple).
  • Gestion de tableaux de bord et indicateurs de performance
  • Gestion du retro planning et alerte si nécessaire

Organisation logistique de la filière :

  • Organisation des réunions de la filière (physiques, téléphoniques…)
  • Gestion des rendez-vous fournisseurs ;
  • Gestion des sondages via des outils spécifiques (forms par exemple) en collaboration avec le service communication
  • Interactions avec le siège d’UniHA et les autres filières ;
  • Participation aux différentes réunions regroupant les assistants(e) organisées par UniHA.

Relation avec les hôpitaux publics :

  • Contact téléphonique et mail régulier avec les établissements adhérents pour les renseigner sur les marchés actifs et à venir et répondre aux sollicitations diverses dans son champ de compétence ;
  • Promotion des activités et marchés de la filière : préparation de documents Power Point et différents supports de communication (fiches marchés, newsletter, mailing) en lien avec les services supports du réseau UniHA, intervention lors des webconférences.

Relation avec les fournisseurs :

  • Suivi des marchés actifs et à venir
  • Réponse aux sollicitations diverses dans son champ de compétence
  • Suivi des réclamations et des litiges
  • Interaction avec les autres filières

 

3. Compétences et expériences attendues

Connaissances et expériences :

Formation de niveau BAC+2 ou BAC PRO avec première expérience si possible expérience et/ou spécialité en achats. La connaissance des procédures de marchés publics est un plus.

  • Connaissance idéalement des procédures du code des marchés publics et du fonctionnement des plateformes d’échanges dématérialisés / formation droit de la commande publique assurée par le GCS UniHA ;
  • Capacités rédactionnelles
  • Maitrise des outils informatiques et notamment des tableurs ;
  • Rigueur et transparence ;
  • Capacité d’écoute, de communication et du rendre compte ;
  • Capacité à être réactif et autonome ;
  • Travail en réseau et en équipe ;
  • La connaissance du monde hospitalier serait un plus.

Une expérience similaire au sein d’une organisation en réseau, ou en tant qu’Assistant(e) commercial(e) ou Assistant(e) Administration des Ventes serait appréciée.

Qualités professionnelles :

  • Capacité à travailler en équipe et à assurer un reporting régulier ;
  • Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés et maîtrise rédactionnelle ;
  • Capacité à travailler en réseau ;
  • Grande autonomie et rigueur dans l’organisation du travail ;
  • Savoir hiérarchiser et gérer les priorités ;
  • Sens de l’anticipation ;
  • Prise d’initiative selon le degré d’urgence ;
  • Bonne maîtrise des logiciels bureautiques.

Savoir-être :

  • Formalisme, rigueur, sens du service, organisation, réactivité, sens pratique, écoute.

 

4.     Conditions d’emploi

Les conditions d’emploi sont :

  • Type de contrat : CDI
  • Période d’essai : 2 mois, renouvelable
  • Rémunération : 25 à 31 K€ selon expérience et profil
  • Catégorie d’emploi : Assistant Achat Junior
  • Résidence administrative : Poitiers
  • Lieu de travail : CHU de Poitiers
  • Financement par l’employeur de la prévoyance collective pour les risques : assurance décès, complément invalidité et maladie de longue durée ;
  • Durée moyenne de travail hebdomadaire de référence 35h00 annualisées. Compte tenu de la grande autonomie dans l’organisation du travail et du management par objectifs, bénéficie de 19 jours de RTT
  • Équipement : Ordinateur, téléphone, matériel bureautique.
  • Avantages : sur choix du salarié tickets restaurant (nombre de jours ouvrés par mois)
  • Déplacements fréquents sur le territoire national : prise en charge des frais par note de frais.

 

5. A propos d’UniHA

UniHA est une coopérative d’acheteurs hospitaliers :

 

6. Répondre à l’offre

Poste à pourvoir de suite
Adresser candidature (lettre de motivation, CV et prétentions) à :

Sandrine LAUTIER
Gestionnaire des Ressources Humaines UniHA
Email : recrutementsgcs@uniha.org

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