Assistant(e) junior filière énergie segment efficacité énergétique H/F (CHU Bordeaux)(offre pourvue)

Présentation du GCS UniHA

UniHA est une coopérative d’acheteurs hospitaliers publics français au service de la meilleure performance achat des établissements de santé.
L’enjeu essentiel : apporter à nos concitoyens les meilleurs traitements disponibles, décliner un service hospitalier de haute qualité et préserver un égal accès aux soins. UniHA, créé depuis plus de 15 ans, regroupe 1300 d’établissements hospitaliers, répartis sur l’ensemble du territoire national au sein de 122 GHT. UniHA contribue à la performance globale de ces derniers : coûts complets de possession, innovations produits et organisationnelles, qualité de l’offre de soins, transformation de l’hôpital.
En 2023 UniHA pilote 6.7 Mds € d’achats groupés et produit plus de 2500 marchés publics utilisés par les établissements de santé ; cela fait d’UniHA l’un des principaux acheteurs européens dans le domaine de la santé et l’un des premiers acheteurs nationaux, tous secteurs d’activité confondus.
Le GCS UniHA fonctionne selon un modèle coopératif. Les achats mutualisés, assujettis au droit de la commande publique, sont conduits par 16 filières d’achats positionnées dans les établissements de santé du réseau.
Chaque filière est sous la responsabilité opérationnelle d’un professionnel hospitalier (directeurs des achats, pharmaciens, ingénieurs, etc..). Ils sont assistés d’acheteurs, de pharmaciens acheteurs et d’assistants.
La Direction Générale et les fonctions supports du groupement (contrôle de gestion, RH, budget finances, communication, marketing, service juridique) sont localisées au siège à Lyon. UniHA emploie 140 personnes.

Présentation de la Direction de l’Offre

La Direction de l’Offre a pour mission de définir la politique achats et de piloter la production des marchés sous label UniHA dans un objectif de performance globale répondant aux attentes des adhérents.
Elle s’appuie, pour cela, sur un réseau national de 81 professionnels achats et de 21 coordonnateurs de filières au sein des établissements.
Elle apporte un appui solide aux équipes achats qui sont décentralisées dans les établissements hospitaliers. Elle conduit des actions d’harmonisation et sécurisation des pratiques, d’amélioration continue de la qualité et du service rendu. Elle initie les actions de professionnalisation des achats, la montée en expertise progressive et permanente de l’ensemble des acteurs de l’achat. Elle consolide et valide l’ensemble des données d’activité et économiques relatives aux processus achats. Elle garantit la conformité des procédures notamment au code de la commande publique.

Présentation de la Filière Energie et du segment Efficacité Energétique

La filière Energie est aujourd’hui articulée autour de 2 segments principaux :
• L’efficacité énergétique.
• Les utilités (gaz et électricité).

Le segment Efficacité Energétique gère actuellement deux projets principaux :
• Solutions d’éclairage.
• Les ombrières solaires.

Des partenaires institutionnels de premier plan ont été développés par UniHA et concourent à la bonne exécution de ces projets.

Avec les problématiques environnementales, l’évolution du contexte réglementaire, le développement des technologies de l’information et des énergies renouvelables, le secteur de l’énergie est en pleine mutation. La filière Energie se positionne comme un acteur favorisant cette évolution déterminante pour l’avenir du bon fonctionnement énergétique des établissements hospitaliers.

Résumé de la mission et son contexte

L’assistant achat junior est responsable de la conformité des tâches permettant :
• le suivi opérationnel des procédures d’appel d’offres,
• le suivi d’exécution des marchés qui lui sont confiés,
• la gestion du partenariat BDT.

Le contexte de l’emploi s’inscrit selon les dimensions suivantes :

•  Outils et process :
•  Maîtrise des processus administratifs et comptables / maîtrise des outils informatique support de ces processus (SI HA, plateforme Place…) / appréhension des enjeux juridiques d’un projet.
• Maîtrise des échéances, des tâches et gestion en toute autonomie / preuve d’initiative / fait preuve de capacités d’analyse et de priorisation.
• Collaboration : Relation directe avec les acheteurs du segment et les intervenants des marchés (fournisseurs, prestataires, partenaires et siège UniHA).

Missions

L’assistant(e) achat junior a pour principales responsabilités sur les projets d’achat et marchés qui lui sont confiés :

• L’inscription et le suivi des projets achats : recensement des besoins, recrutement des membres, suivi des adhésions, suivi d’exécution notamment dans ses aspects comptables et financiers… y compris dans la gestion des outils UniHA (Quantum, SIHA, Data, MS Project).
• L’inscription et le suivi des procédures d’appel d’offres : publications des marchés, gestion des échanges avec les candidats… y compris dans la gestion de la plateforme de dématérialisation des procédures de marché (PLACE).
• La gestion documentaire des projets d’achat et marchés : documents d’appels d’offres, documents de suivi d’exécution des marchés… y compris dans la gestion des outils UniHA (HERMES, espace documentaire).
• La gestion du partenariat Banque des Territoires : gestion comptable, archivage des données et des documents, relationnel interne et externe…
• La gestion des relations fournisseurs et prestataires : communication, récupération des données de suivi pour contrôle de gestion…
• La gestion de la relation avec les établissements en suivi d’exécution : communication, suivi planning, participation aux groupes experts…
• Le suivi des gains et du budget en liaison avec l’acheteur du projet.
• La gestion et mise à jour des plannings de projet en relation avec les acheteurs.
• Le reporting aux acheteurs sur le suivi et l’avancée des projets.
• La participation aux différentes réunions/formation regroupant les assistants(e) organisées par UniHA.

En activité support, l’assistante Efficacité Energétique gère les achats de fournitures de bureau pour l’ensemble de la filière.

Positionnement hiérarchique

Salarié du GCS UniHA, l’assistant(e) achat junior exerce ses fonctions sous la responsabilité du coordonnateur de la filière Energie, qui assure son évaluation annuelle.

Compétences attendues

• Formation de niveau Bac+2 min avec spécialité en administration de l’achat si possible
• Maitrise des outils informatiques et notamment des tableurs
• Rigueur et transparence
• Capacité d’écoute et de communication
• Capacité à être réactif et autonome
• Travail en réseau
• Esprit d’équipe
• La connaissance des procédures du code des marchés publics et du fonctionnement des plateformes d’échanges dématérialisés serait un plus.

Conditions d’emploi

• Type de contrat : CDD de 4 mois à compter de mars
• Période d’essai : 1 mois
• Taux d’activité : temps plein
• Rémunération : 27 K€ – 29 K€ selon expérience et profil
• Catégorie d’emploi : Assistant Achat
• Résidence administrative : Bordeaux
• Lieu de travail : CHU De Bordeaux Groupe hospitalier SUD Haut-Lévêque (Pessac)
• Financement par l’employeur de la prévoyance collective pour les risques : assurance décès, complément invalidité et maladie longue durée
• Durée moyenne de travail hebdomadaire de référence 35h00 annualisées. Compte tenu de la grande autonomie dans l’organisation du travail et du management par objectifs, bénéficie de 19 jours de RTT
• Equipement : Ordinateur, matériel bureautique.
• Avantages : tickets restaurant (nombre de jours ouvrés par mois)
• Déplacements occasionnels : prise en charge des frais par note de frais

A propos d’UniHA

UniHA est le 1er groupement d’achat hospitalier de France :

UniHA en quelques mots
16 familles d’achats
Gouvernance
Documentations et ressources

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Poste à pourvoir dès 1er trimestre 2024,
Adresser votre candidature (lettre de motivation, CV et prétentions)
recrutementsgcs@uniha.org