Comment fonctionnent les groupements de commandes ?
Identification des besoins : les établissements de santé recensent leurs besoins en produits et/ou services en lien avec un futur appel d’offres en préparation par les acheteurs UniHA qui travaillent en étroite collaboration avec un groupe d’experts hospitaliers spécialistes du sujet.
Concrètement cette étape consiste pour l’établissement hospitalier à communiquer à UniHA le volume d’achat estimé pour un produit, un équipement ou une prestation donnée sur une période de trois ans le plus généralement : il adhère au marché en groupement de commande.
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Procédure d'achat commune : UniHA lance une procédure d’achat commune pour répondre à l’ensemble des besoins de manière collective. Un groupe d’experts hospitaliers peut intervenir aux côtés des acheteurs UniHA pour préciser les spécifications techniques du besoin, évaluer les candidatures des entreprises postulant pour devenir titulaires du marché, et s’assurer que chaque candidat répond aux critères de qualité et de performance définis.
Accès au marché : les marchés sont conclus au nom de tous les établissements participants. Ainsi, chaque établissement ayant recensé son besoin et adhéré au groupement de commande bénéficie des conditions contractualisées avec le titulaire sélectionné.
Lorsque le marché est actif, l’adhérent UniHA accède à toutes les pièces de marché nécessaires (lien avec l’explication de ce qu’est l’espace Doc) et peut passer commande auprès du fournisseur dans les conditions définies pour le groupement de commandes.
Des groupes d’experts hospitaliers mobilisés
Les groupes experts UniHA sont composés de membres compétents dans le domaine correspondant aux procédures d’achat groupé lancées, tels que des pharmaciens, hygiénistes, médecins, chirurgiens, aides-soignants, ingénieurs en restauration, ingénieurs biomédicaux ou encore informaticiens.
Aux côtés des acheteurs UniHA, les experts hospitaliers contribuent à :
- Elaborer la stratégie d'achat
- Allotir (élaborer les lots)
- Déterminer les critères de choix et leur pondération
- Rédiger les éléments constitutifs du cahier des charges
- Evaluer les offres
Quels sont les atouts du groupement de commandes ?
Puissance d’achat et performance économique : en regroupant les volumes d'achats, les conditions obtenues auprès des fournisseurs par UniHA sont plus favorables d’un point de vue économique et plus généralement sur l’ensemble des aspects contractuels (sécurisation des approvisionnements, accompagnement à la mise en œuvre, achat durable, accès aux dernières innovation, modalités variées – gestion de parc, location, achat, etc.). Les établissements de santé bénéficient ainsi directement d’une ingénierie achat experte et optimisée.
Qualité et pertinence des offres fournisseurs : les produits et services des offres des fournisseurs sélectionnés sont en adéquation avec les besoins spécifiques des établissements grâce à l'expertise collective des acheteurs UniHA et des groupes experts. Pour de nombreuses procédures, les dispositifs médicaux par exemple, des tests sont réalisés par les hospitaliers au sein des établissements.
Gain de temps pour les équipes des établissements adhérents : la mutualisation des procédures achat représente une optimisation substantielle des activités d’achat, juridiques et administratives sein des hôpitaux.
Comment acheter en groupement de commandes ?
Les adhérents d’UniHA sont informés du lancement d’un nouveau groupement de commandes (newsletter, messagerie Hermès au sein de leur espace adhérent, site web et webconférences UniHA ou livret des marchés) et invités à quantifier leurs besoins (évaluation des volumes d’achats estimés pour leur établissement sur toute la durée du marché) .