Dans les coulisses de l’achat hospitalier : l’interview de Julie Coustillet-Jadot, Assistante achat chez UniHA

Le métier d’assistant achat est une pierre angulaire du bon fonctionnement des marchés publics. Julie Coustillet-Jadot, assistante achat chez UniHA, partage avec nous son quotidien au sein de la filière Dispensation des produits de santé. De la définition des besoins au suivi d’exécution des marchés, elle accompagne chaque étape du processus. Un rôle essentiel pour s’assurer que les marchés répondent pleinement aux besoins des établissements de santé.

Pouvez-vous présenter votre parcours professionnel avant d’intégrer UniHA ?

J’ai une licence en commerce et achat à l’international. Avant de rejoindre UniHA, j’ai travaillé pendant 6 ans et demi comme assistante achat pour une entreprise spécialisée dans les décorations lumineuses et l’évènementiel.

Depuis quand travaillez-vous chez UniHA ?

J’ai rejoint UniHA en mars 2021, cela fait trois ans et demi que j’occupe le poste d’assistante achat au sein de la filière Dispensation produits de santé implanté au Centre hospitalier de Troyes. Cette filière, coordonnée par Vincent Lauby, Pharmacien hospitalier, se compose de deux acheteurs et deux assistants achat.

En quoi consiste votre rôle d’assistante achat dans cette filière ?

Mon rôle principal est de seconder l’acheteur dans les aspects administratifs et je bénéficie d’une grande autonomie pour mener à bien les missions qui nous sont confiées au quotidien.

Quelles sont vos missions en tant qu’assistante achat ?

Mes missions sont variées et couvrent toutes les étapes de la vie d’un marché.

Tout d’abord, lors de la définition du besoin, je suis chargée de concevoir des sondages. Par exemple, pour le renouvellement d’un marché, je mets en place des questionnaires pour nos adhérents. Ces retours permettent de proposer des marchés qui répondent au mieux aux attentes des établissements.

Ensuite, j’assiste l’acheteur dans la rédaction du dossier de consultation des entreprises (DCE). Cela inclut la relecture des documents finaux avant leur transmission à notre Direction juridique. Je contribue aussi à constituer le groupe expert en sollicitant des professionnels comme des ingénieurs biomédicaux ou des pharmaciens hospitaliers, en fonction du type de marché concerné. Ces experts vont participer activement à la définition du besoin pour élaborer un cahier des charges en phase avec les usages et les attentes des hôpitaux.

Lors de la phase de sourcing, j’assiste à toutes les réunions impliquant les fournisseurs et le groupe expert. Je suis chargée de la rédaction des comptes-rendus. Cette étape est souvent très intense, notamment pour des marchés portant sur de gros équipements. Par exemple, nous pouvons rencontrer jusqu’à une dizaine de fournisseurs en l’espace de deux à trois semaines.

Après le sourcing, vient la publication de l’appel d’offre sur la plateforme PLACE, dédiée aux marchés publics de l’État. Cette étape consiste à répertorier tous les éléments qui constituent le marché.

Quand l’appel d’offre est publié et le délai légal écoulé, nous procédons à l’analyse des candidatures ainsi qu’à l’attribution des lots, ce qui ouvre une phase administrative importante. Je rédige alors les courriers d’attribution, de rejet et, par la suite, de notification.

Je travaille également avec l’acheteur et avec la Direction de la communication pour organiser des actions d’information de nos adhérents sur nos marchés.

Enfin, une partie importante de mon travail concerne le suivi de l’exécution du marché. En tant qu’assistante achat, je suis contactée pour des demandes émanant des fournisseurs et des adhérents. Je les accompagne et veille à bien comprendre leurs besoins.

Y a-t-il un projet ou une mission dont vous êtes particulièrement fière ?

Oui, il s’agit du renouvellement du marché dédié à la traçabilité RFID des poches de chimiothérapie. J’ai eu la chance de rédiger le cahier des charges, avec l’appui de l’acheteur. Ce marché, qui relève d’une procédure sans publicité ni mise en concurrence préalable (MNSC), concerne une solution innovante. Elle permet de gérer le circuit complet et d’assurer le traçage des déplacements des préparations de chimiothérapie et d’immunothérapie de tous types au sein des établissements de santé.

Je suis fière d’avoir pu participer à l’élaboration de ce document car cela m’a permis d’acquérir de nouvelles compétences.

Quelles sont les compétences indispensables pour devenir assistant achat ?

En tant qu’assistant achat, plusieurs compétences sont vraiment indispensables. D’abord, il faut être organisé et avoir beaucoup de rigueur, car il y a beaucoup de tâches administratives à gérer. Il faut également être capable de prioriser ses missions et de travailler de manière autonome. Enfin, je dirais qu’il est important d’avoir un bon sens relationnel car nous sommes en contact quotidiennement avec nos adhérents et fournisseurs.

Qu’est-ce qui vous plait le plus dans votre métier ?

Ce que j’apprécie particulièrement, c’est la possibilité de monter en compétences et de continuer à me former. Mon métier est très varié et en constante évolution, que ce soit au niveau des outils ou des processus. Il faut sans cesse s’adapter, les journées ne sont jamais routinières, et c’est quelque chose qui me plaît beaucoup. J’apprécie aussi le fait de pouvoir travailler sur de nouveaux marchés avec des produits innovants. Je trouve que c’est un métier qui a du sens car nous élaborons des marchés publics pour des équipements qui sont indispensables au bon fonctionnement d’un hôpital.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui souhaiterait rejoindre UniHA en tant qu’assistant achat ?

Je dirais : Foncez ! Rejoignez-nous si vous êtes dynamique, si vous aimez les missions variées et relever des challenges. Chez UniHA, il y a une très bonne ambiance de travail. C’est un environnement où l’on peut s’épanouir professionnellement tout en étant motivé par des projets stimulants.